Todos sabemos o quanto é complicado reduzir custos. E, em tempos de crise, é ainda mais difícil contabilizar de forma positiva o resultado entre entradas e saídas financeiras.
Numa empresa, alguns custos são fixos, como aluguéis, determinados tributos, salários, parcelas bancárias etc. E existem custos que são variáveis, algumas vezes sujeitos a fatores externos, sazonais ou a outros aspectos difíceis de prever com exatidão.
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Entre os custos variáveis estão os relativos à produção gráfica de materiais de comunicação, marketing e vendas. Porém esses custos, se bem realizados, com planejamento e estudo, podem ser reduzidos.
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Por isso, neste artigo vamos dar 7 dicas para baixar os custos de materiais impressos na gráfica.
Com a aplicação dessas dicas esperamos ajudar sua empresa ou seu cliente (caso você seja de um estúdio de design ou agência de propaganda) a obter orçamentos mais baixos sem perda de qualidade.
Os gastos em materiais impressos devem sempre ser um investimento, não uma despesa.
Leia este artigo até o final e, se tiver dúvida, fale conosco.
Temos uma equipe preparada para ajudá-lo a planejar seus investimentos em materiais impressos.
Por isso, neste artigo vamos dar 7 dicas para baixar os custos de materiais impressos na gráfica.
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7 dicas para baixar os custos de materiais impressos na gráfica:
— #1: Pequenos ajustes no formato podem gerar economias consideráveis
— #2: Dê preferência à quadricromia
— #3: Invista no design de seu material
— #4: Antes de fechar o pedido, pense na quantidade necessária para agora (e para depois)
— #5: Aproveite a variação da gramatura e tipos de papel
— #6: Se possível, centralize a produção
— #7: Aproveite a versatilidade dos diferentes processos de impressão
Lembre-se: Não existe almoço grátis!
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Antes de tratarmos das dicas, um lembrete: encontrar no mercado, seja ele qual for, fornecedores que ofereçam produtos e serviços com preços justos sem comprometer a qualidade não é tarefa fácil. Em relação às gráficas essa lei não é diferente.
Portanto, antes de mais nada é preciso que você tenha à disposição uma ou mais gráficas que ofereçam serviços e produtos com alta qualidade, preços mais justos e respeito aos prazos.
Também é necessário que sua gráfica de confiança esteja disponível a ajudá-lo a pensar em seu material. Ou seja, é imprescindível contar com um fornecedor que deseje fidelizá-lo como cliente.
Evite gráficas que querem apenas “pegar” um trabalho seu agora pensando apenas no ganho imediato, num único pedido. Gráficas boas, competentes, tornam-se parceiras de seus clientes, não tentam empurrar qualquer coisa apenas para pegar seu dinheiro hoje.
Como exemplo de fornecedores desse tipo (de qualquer mercado), imagine uma dessas lojas em que, assim que você atravessa a porta, uma vendedora gruda em você e passa a segui-lo como uma sombra, tentando o tempo todo lhe empurrar qualquer produto, seja esse produto adequado ou não aos seus interesses. E você, confuso com tantas opções numa enxurrada de possibilidades, com a vendedora-sombra o tempo todo lhe dizendo que todos os produtos são maravilhosos e ideais para você, acaba levando algo que na verdade não queria.
Essa loja é o exemplo da gráfica que não vai ajudá-lo a pensar em seu material. Fuja desse tipo de fornecedor (em todas as áreas).
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Evite surpresas. Como quase tudo em gestão financeira, o planejamento é imprescindível. Use‑o também para baixar os custos de materiais impressos na gráfica.
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Daqui para frente neste artigo, vamos supor que você já disponha de uma ou mais gráficas de qualidade e confiança.
Vamos agora conhecer aspectos que influenciam diretamente no valor da produção de seu material gráfico. Com alguns ajustes, planejamento e sensatez, é possível, sim, baixar os custos de materiais impressos na gráfica sem abrir mão da qualidade.
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Dica #1: Pequenos ajustes no formato podem gerar economias consideráveis
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As máquinas da indústria gráfica e os fornecedores de papel trabalham com folhas de formatos padronizados.
E o valor de seu orçamento terá a ver com o aproveitamento dessas folhas de papel. Ou seja, quanto menor o desperdício de material, mais barato vai ficar seu pedido. É o chamado aproveitamento de papel.
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Para ilustrar, vamos tomar como referência a folha de 660 x 960 mm, uma das mais usadas no setor.
Na imagem abaixo, é mostrado em quantas vezes essa folha pode ser dividida em áreas iguais sem desperdício.
O primeiro número (em laranja) indica a quantidade de materiais distribuídos na folha; os dois números seguintes (em verde) indicam o formato aproximado desses materiais.
Por exemplo, a primeira opção mostra que é possível imprimir 2 unidades de um material no formato de cerca de 468 x 640 mm; e a última opção mostra que é possível imprimir 12 unidades de um material com cerca de 155 x 310 mm.
O cálculo é aproximado porque, em todo material produzido em uma gráfica, além da mancha — área útil impressa —, é necessário um espaço ao redor com marcas de corte, guias de cores e outras informações técnicas, além da margem na folha para as pinças das máquinas.
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De um modo geral, quanto mais seu material se aproximar dos formatos que melhor permitem aproveitamento de papel, menor será o desperdício e, portanto, serão necessárias menos folhas de papel para produzi-lo — reduzindo o custo de seu pedido.
Então, com ajustes no tamanho (às vezes pequenos), é possível economizar.
Converse com sua gráfica sobre aproveitamento de papel. Conforme os formatos de folhas que ela usa em seus maquinários, o tamanho mais econômico para seu material pode ser identificado.
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Dica #2: Dê preferência à quadricromia
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Basicamente, hoje em dia temos dois processos de geração de cores em impressões gráficas: o sistema de cores CMYK e o Pantone. Caso você não os conheça, vamos explicá-los rapidamente abaixo.
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CMYK é a impressão que utiliza 4 tintas para a formação de todas as demais cores. Essas tintas são nas cores C (cian), M (magenta), Y (amarelo) e K (preto). O sistema CMYK combina essas cores em retículas e, devido à sua versatilidade, é o mais usado.
Na verdade, o CMYK funciona por ilusão de ótica. Os pontos das retículas em que são aplicadas as tintas são minúsculos. Essas retículas, captados por nossos olhos e codificadas em nossos cérebros, “criam” as demais cores.
Se você aproximar uma boa lente de aumento de um material impresso em CMYK, conseguirá distinguir os pontos das retículas.
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PANTONE, por outro lado, são tintas com as cores já definidas, exatas. Cada cor é identificada por um código.
Na verdade, Pantone é uma marca, o nome de uma empresa dos Estados Unidos que, a princípio, fabricava cartões de cores para marcas de cosméticos. Até que, em 1963, criou um inovador sistema de identificação de cores. Esse sistema se mostrou tão eficiente que, já com o nome de Pantone Matching System, passou a ser referência de cores no mundo todo.
Por sua exatidão no resultado final de uma cor, uma tinta Pantone mostra sua utilidade quando usada, por exemplo, para padronizar cores institucionais, como no caso de embalagens. Também é destinada a enobrecimentos e a outras aplicações extras na produção.
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Hoje em dia, no atual estágio tecnológico, o uso do CMYK é o padrão. As máquinas, portanto, estão já equipadas e preparadas para a impressão nessas 4 cores, o que gera mais velocidade de produção e economia de tempo em preparação de maquinários e materiais para impressão.
Além disso, as tintas em escala Pantone são proporcionalmente mais caras que as tintas para CMYK.
Assim, se no material que você irá produzir não há a necessidade de um controle mais rígido nas cores, o caminho mais econômico pode ser o uso do sistema CMYK.
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Dica #3: Invista no design de seu material
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Se seu material não for bem desenvolvido, se ele não tiver um projeto visual competente, criativo e comunicativo, mesmo um maior investimento em sua produção gráfica poderá não ser suficiente para valorizá-lo. E você poderá, portanto, gastar dinheiro à toa.
Além do projeto visual, da criação, existem padrões técnicos específicos (resolução de imagens, configuração das cores e elementos, preparação de arquivo digital etc.) que, se não respeitados, trarão problemas, e a qualidade da impressão de seu material poderá ser insatisfatória.
Por outro lado, caso seu material tenha uma criação de qualidade, é possível se alcançar resultados satisfatórios sem a necessidade de se investir em recursos gráficos adicionais.
Às vezes menos é mais.
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Dica #4: Antes de fechar o pedido, pense na quantidade necessária para agora (e para depois)
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Pode parece que sempre a melhor estratégia para reduzir custos com impressão gráfica é fechar o maior lote possível num único pedido. Isso é correto muitas vezes, já que uma quantidade maior de materiais possibilita redução do custo unitário.
Porém existem outras variantes que algumas vezes acabam sendo esquecidas.
Em algumas ocasiões, o melhor caminho é dimensionar o pedido para lotes menores. Esses pedidos menores se tornam úteis quando, por exemplo, corre-se o risco de que o material venha a ficar com suas informações desatualizadas. Nesses casos, por mais que se tenha pago menos em cada unidade (num pedido maior), haverá a necessidade de descarte, e o desperdício irá se converter inevitavelmente em prejuízo.
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Um bom planejamento da quantidade a ser produzida também permite maior flexibilidade entre processos de impressão, um melhor aproveitamento de dois mundos — a impressão digital e offset (saiba mais sobre esses processos clicando aqui).
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Por isso é vantajoso gastar um tempo para se pensar exclusivamente na estratégia de impressão para o curto, médio e longo prazo.
Esse planejamento pode, inclusive, influenciar no conteúdo informativo dos materiais. Por exemplo, pode-se avaliar: o retorno do investimento será maior com o uso de informações mais genéricas ou seria o caso de se fazer pequenas campanhas direcionadas?
E mais: planejando seu pedido e dispondo de uma margem de tempo maior para a produção, a gráfica, com mais flexibilidade para alocar seu pedido dentro de sua agenda de produção, terá a possibilidade de lhe oferecer melhores preços.
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Dica #5: Aproveite a variação da gramatura e tipos de papel
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Normalmente temos a ideia genérica de que, quanto maior a gramatura do papel usado na produção, melhor será o resultado. Essa ideia se origina da noção de que um material mais encorpado necessariamente passará a imagem de algo mais valioso.
Em primeiro lugar, temos que avaliar que o peso de um papel (sua gramatura, sua espessura) é melhor percebido comparativamente. Pois essa relação “maior gramatura = maior espessura” é seguramente válida apenas quando comparamos o mesmo tipo de papel, como entre um offset 90 g/m2 com um 120g/m2.
Já entre papéis diferentes, a coisa é mais complicada. Um couchê 300 gramas é mais fino e menos rígido do que um triplex 250 gramas, por exemplo.
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Portanto, a gramatura nem sempre tem relação direta com a espessura, rigidez ou qualidade do papel.
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Para cada situação é necessário um projeto gráfico adequado, único, no qual se avalie devidamente quais as características desejadas, para só então se escolher o papel que irá oferecer o melhor custo x benefício e um resultado de acordo com o perfil e aplicação do material.
Quanto aos tipos de papel, eles são bastante variados e seus custos sofrem influência de sazonalidade.
Você pode saber mais sobre os tipos de papéis para impressão gráfica neste nosso artigo: Como escolher o melhor tipo de papel para meu impresso?
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Dica #6: Se possível, centralize a produção
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Sabemos que esta dica nem sempre será fácil de ser colocada em prática.
Para ilustrá-la, vamos imaginar que você precisa de uma série de materiais impressos para um evento, uma feira de negócios, e que seu pedido tenha uma série de materiais, como banners em lona, fôlderes, adesivos, flyers, pastas, sacolas, catálogo, brindes.
Se para a produção você conseguir uma gráfica com versatilidade suficiente para oferecer todos ou a maioria desses materiais, você terá um pedido maior a ser feito. Então para a gráfica, que terá num único lote um ganho maior, já que ela poderá economizar com burocracia, entrega, tempo de trabalho de setor administrativo e outros gastos, pode ser vantajoso oferecer desconto.
Além disso, na prática, como acontece em uma negociação em qualquer mercado, com um pedido maior você poderá barganhar mais para fechar negócio.
Dissemos acima que essa dica não é fácil de ser colocada em prática porque, se seus materiais forem de natureza muito diversa, pode ser difícil encontrar um fornecedor habilitado a atender seu pedido na totalidade, capaz de produzir todos os itens necessários.
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Obs.: o perfil das gráficas no mercado é bastante diversificado. Caso a que você escolheu disser que não produz um pedido com materiais de natureza tão variada, não significa que essa gráfica não seja de qualidade. É apenas uma questão de perfil de atuação. Algumas gráficas preferem atuar de modo mais amplo no mercado, outras, de modo mais focado.
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Dica #7: Saiba variar entre os diferentes processos de impressão
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Outro fator que influi no seu orçamento é o tipo de impressão que será usado na produção de seu material. Portanto, para baixar os custos de materiais impressos na gráfica, é útil saber ao menos um pouco sobre eles.
Por exemplo, o sistema de impressão offset geralmente permite melhor custo unitário para médias e grandes tiragens, enquanto o processo digital costuma oferecer melhor custo para pequenas tiragens.
Além dessas características, que irão influenciar diretamente no valor de seu orçamento, há outros aspectos desses dois processos que podem, conforme as especificações de seus materiais, causar aumento ou diminuição de custos.
O offset, por exemplo, geralmente possibilita maior flexibilidade em formatos, cores e acabamentos, enquanto o sistema digital permite a aplicação de dados variáveis.
A Colorsystem, além de offset e digital, oferece outras soluções, como a flexografia. A gráfica também trabalha com os processos separadamente ou em conjunto, em impressões híbridas.
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Se você quer saber mais sobre impressão offset e digital, leia o nosso artigo Impressão digital e impressão offset: quais suas diferenças e como escolher a melhor opção para seu material.
Você também pode saber mais sobre flexografia lendo este outro artigo: Valorize seus projetos usando a flexografia.
